スプレッドシートの共有でつまずきやすいこと
スプレッドシートは、ファイルを添付して送らなくても、相手を招待するだけで同じ表を見たり編集したりできます。その手軽さの一方で、「全員を編集者にしたら数式を消された」「リンクで共有した表が、退職した人や社外の人にも開ける状態のままだった」といった事故も起きやすくなります。
この記事では、Google ドライブの公式ヘルプの内容に沿って、権限の選び方と安全な渡し方を整理します。
相手を指定して共有する手順
共有の画面を開く
スプレッドシートを開き、右上の [共有] を押します。
相手を入力する
相手のメールアドレスか、Google グループを入力します。
権限を選ぶ
右側のリストから、閲覧者・閲覧者 (コメント可)・編集者のどれかを選びます。
通知して送信する
[通知] にチェックを入れたままにすると、相手にメールで知らせが届きます。メッセージを添えて [送信] を押します。
3つの権限の違い
共有の権限でできること
| 権限 | 見る | コメント・提案 | 編集 | ほかの人と共有 |
|---|---|---|---|---|
| 閲覧者 | できる | できない | できない | できない |
| 閲覧者 (コメント可) | できる | できる | できない | できない |
| 編集者 | できる | できる | できる | 初期設定ではできる |
迷ったときは、まず閲覧者で共有し、入力が必要な人だけを編集者にするのが安全です。数式の入った集計表を全員に編集させると、誤って式を消されたときに気づきにくくなります。
リンクで共有するときの注意
相手を 1 人ずつ招待する代わりに、リンクを送って開いてもらう方法もあります。共有の画面の [一般的なアクセス] で範囲を選びます。
制限付き
- 招待した人だけが開ける
- リンクが転送されても、招待されていない人は開けない
- 社内資料・取引先との表の基本
リンクを知っている全員
- リンクを持っていれば誰でも開ける
- Google アカウントへのログインも要らない
- 公開してよい資料だけに使う
公式ヘルプによると、「リンクを知っている全員」にしたファイルは、Google アカウントにログインしていなくても開けます。顧客の名前や金額が入った表をこの設定で共有すると、リンクがメールやチャットで転送されたときに、意図しない人にも見られてしまいます。Google Workspace を使っている会社なら、[組織] を選ぶと社内の人だけに絞れます。
取引先と共有するときの安全な設定
社外の人と表をやり取りするときは、渡しすぎを防ぐ設定を組み合わせます。
社外と共有するときに使いたい設定
| 設定 | できること | 場所 |
|---|---|---|
| 有効期限 | 決めた日にアクセスを自動で外す (1 年以内) | 相手の名前の横の下矢印 > [有効期限を追加] |
| ダウンロード等の禁止 | 閲覧者などがダウンロード・コピー・印刷できないようにする | 共有の画面の設定 > [ダウンロード、コピー、印刷、アクセスが可能なユーザー] |
| 共有の拡大の禁止 | 編集者が勝手にほかの人と共有できないようにする | 共有の画面の設定 > [編集者がアクセス許可を変更して共有できるようにする] |
共有をやめる・オーナーを引き継ぐ
- 特定の人の共有をやめる: [共有] を開き、相手の名前の横の下矢印から [アクセス権を削除] を選んで [保存] を押します。
- リンク共有をやめる: [一般的なアクセス] を「制限付き」に戻します。
- オーナーを引き継ぐ: 異動や退職の前に、引き継ぐ相手の名前の横の下矢印から [オーナー権限を譲渡] を選びます。
公式ヘルプでは、1 つのファイルを共有できるメールアドレスは最大 600 件とされています。部署全体や取引先の担当者全員と共有するなら、1 人ずつではなく Google グループで共有すると、人の出入りがあってもグループの側を直すだけで済みます。
自分で作るのが難しいときは
共有の設定は、ファイルが数個のうちは画面で管理できます。ただ、取引先ごとに表を分けて配っている、案件が終わったら共有を外したい、といった運用になると、ファイルの数だけ手作業が増え、外し忘れも起きます。
こうした作業は、GAS でファイルの作成から共有、期限の管理までをまとめて自動にできます。今の運用に不安がある、手作業を減らしたいという場合は、シートナビの相談フォームからお気軽にご相談ください。
よくある質問
相手が Gmail のアドレスを持っていなくても共有できますか？
相手のメールアドレスを指定して招待できます。公式ヘルプのとおり、ログインなしで開けるのは「リンクを知っている全員」にしたときなので、それ以外の設定で相手が開けない場合は、相手のアドレスで Google アカウントを作ってもらうのが確実です。「リンクを知っている全員」は誰でも開ける状態になる点に注意してください。
誰に共有しているかを一覧で確かめられますか？
[共有] を押すと、共有している人と権限の一覧が表示されます。Google ドライブの画面からは、ファイルを右クリックして [ファイル情報] > [詳細] を開き、[アクセスを管理] から確かめられます。
同時に何人まで編集できますか？
公式ヘルプによると、同時に編集できるのは最大 100 のタブまたは端末までです。それを超えると、変更できるのはオーナーと一部の編集者に限られます。
