スプレッドシートのプルダウンの作り方｜範囲指定・色分け・複数選択

プルダウンを使うと何が楽になるか

案件の一覧の「状況」の列に、ある人は「対応中」、別の人は「対応中です」「進行中」と書くと、あとで集計やフィルタをかけるときに数がそろいません。プルダウンにしておけば、決めた選択肢の中から選ぶだけになり、表記の揺れがなくなります。

基本の作り方 (項目を直接入力する)

公式ヘルプの手順は次のとおりです。

1. セルを選ぶ

   プルダウンを付けたいセル、または列の範囲 (例: C2 から C200) を選びます。

2. プルダウンの設定を開く

   右クリックして [プルダウン] を選びます。上部のメニューの [挿入] > [プルダウン]、または [データ] > [データの入力規則] > [ルールを追加] からも開けます。右側に「データの入力規則」の画面が出ます。

3. 項目を入力する

   [条件] が「プルダウン」になっていることを確かめ、選択肢を 1 つずつ入力します。足りないときは [別のアイテムを追加] で増やします。

4. 完了を押す

   [完了] を押すと、選んだセルに選択肢のリストが付きます。

別のシートの一覧から作る (リストを範囲で指定)

担当者の名前や取引先の名前のように、項目が増えたり変わったりするリストは、一覧を別のシートにまとめておき、その範囲をプルダウンの元にします。

データの入力規則の画面で [条件] を「リストを範囲で指定」に変え、範囲に =設定!$A$2:$A$50 のように入力します。空のセルまで含めて広めに取っておくと、担当者が増えたときに一覧の下へ書き足すだけで、プルダウンにも出てきます。公式ヘルプでも、範囲の内容を変えるとリストに自動で反映されると説明されています。

項目ごとに色を付ける・見た目を変える

データの入力規則の画面では、選択肢ごとに色を選べます。「完了」を緑、「対応中」を黄にしておくと、表を開いたときに進み具合が一目でわかります。

表示の形は [詳細オプション] の [表示スタイル] で、チップ (色付きの丸い枠)、矢印、書式なしテキストから選べます。印刷したときに枠が邪魔になる表なら、矢印や書式なしテキストにすると普通の文字に近い見た目になります。

複数選択とリストにない値の扱い

1 つのセルで複数の項目を選ぶ

データの入力規則の画面の [複数選択できるようにする] をオンにすると、1 つのセルで複数の選択肢を選べます。公式ヘルプによると、この設定は表示スタイルがチップのときだけ使えます。また、スマートフォンのアプリでは、設定していても複数の項目は選べません。

リストにない値を入れられるようにする

初期設定では、リストにない値を入力すると拒否されます。「たまに一覧にない取引先を入れたい」ときは、[詳細オプション] の [データが無効の場合] を「警告を表示」に変えます。リストにない値も入力できるようになります。

プルダウンを直す・消す

• 項目を直す: [データ] > [データの入力規則] を開くか、プルダウンを押して編集のボタンを押し、[条件] の欄で直します。
• プルダウンを消す: データの入力規則の画面で [ルールを削除] を押します。

公式ヘルプによると、範囲から作ったプルダウンでは、元の一覧からある値を消しても、[条件] の欄にはその値と色が残り、編集できなくなります。選択肢を減らすときは、元の一覧の範囲のほうを直します。

自分で作るのが難しいときは

プルダウンは、表記をそろえて集計しやすくするための入り口です。そこから先、「状況が完了になったら担当者にメールを送りたい」「選んだ取引先に合わせて請求先の住所を自動で入れたい」といったことは、関数や GAS を組み合わせて実現できます。

どこまで自動にできるか知りたい、今の管理表を使いやすく作り直したい、という場合は、シートナビの相談フォームからお気軽にご相談ください。

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