# スプレッドシートの共有方法｜権限の違いと社外に渡すときの注意点

Google スプレッドシートを社内や取引先と共有する方法を、手順付きで解説します。閲覧者・閲覧者 (コメント可)・編集者の違い、「リンクを知っている全員」の危うさ、有効期限やダウンロードの禁止、共有をやめる方法、オーナーの引き継ぎまで公式ヘルプで確かめました。

<Points>

- 共有は右上の [共有] から、相手のメールアドレスと権限 (閲覧者・閲覧者 (コメント可)・編集者) を選んで送る
- 「リンクを知っている全員」にすると、Google アカウントにログインしていない人でも開ける。社外秘の表には使わない
- 取引先に渡すときは、閲覧者にしたうえで有効期限やダウンロードの禁止を付けると、渡しすぎを防げる

</Points>

## スプレッドシートの共有でつまずきやすいこと

スプレッドシートは、ファイルを添付して送らなくても、相手を招待するだけで同じ表を見たり編集したりできます。その手軽さの一方で、「全員を編集者にしたら数式を消された」「リンクで共有した表が、退職した人や社外の人にも開ける状態のままだった」といった事故も起きやすくなります。

この記事では、[Google ドライブの公式ヘルプ](https://support.google.com/drive/answer/2494822?hl=ja)の内容に沿って、権限の選び方と安全な渡し方を整理します。

## 相手を指定して共有する手順

<Steps>
<Step title="共有の画面を開く">

スプレッドシートを開き、右上の [共有] を押します。

</Step>
<Step title="相手を入力する">

相手のメールアドレスか、Google グループを入力します。

</Step>
<Step title="権限を選ぶ">

右側のリストから、閲覧者・閲覧者 (コメント可)・編集者のどれかを選びます。

</Step>
<Step title="通知して送信する">

[通知] にチェックを入れたままにすると、相手にメールで知らせが届きます。メッセージを添えて [送信] を押します。

</Step>
</Steps>

## 3つの権限の違い

<Figure title="共有の権限でできること" source="Google ドライブ ヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」">

| 権限 | 見る | コメント・提案 | 編集 | ほかの人と共有 |
|---|---|---|---|---|
| 閲覧者 | できる | できない | できない | できない |
| 閲覧者 (コメント可) | できる | できる | できない | できない |
| 編集者 | できる | できる | できる | 初期設定ではできる |

</Figure>

迷ったときは、まず閲覧者で共有し、入力が必要な人だけを編集者にするのが安全です。数式の入った集計表を全員に編集させると、誤って式を消されたときに気づきにくくなります。

<Note tone="caution">

編集者は、初期設定ではほかの人と共有したり、権限を変えたりできます。勝手に共有を広げられたくない表では、共有の画面の設定アイコンを開き、[編集者がアクセス許可を変更して共有できるようにする] のチェックを外します。

</Note>

## リンクで共有するときの注意

相手を 1 人ずつ招待する代わりに、リンクを送って開いてもらう方法もあります。共有の画面の [一般的なアクセス] で範囲を選びます。

<Compare>
<Column title="制限付き" tone="accent">

- 招待した人だけが開ける
- リンクが転送されても、招待されていない人は開けない
- 社内資料・取引先との表の基本

</Column>
<Column title="リンクを知っている全員">

- リンクを持っていれば誰でも開ける
- Google アカウントへのログインも要らない
- 公開してよい資料だけに使う

</Column>
</Compare>

公式ヘルプによると、「リンクを知っている全員」にしたファイルは、Google アカウントにログインしていなくても開けます。顧客の名前や金額が入った表をこの設定で共有すると、リンクがメールやチャットで転送されたときに、意図しない人にも見られてしまいます。Google Workspace を使っている会社なら、[組織] を選ぶと社内の人だけに絞れます。

## 取引先と共有するときの安全な設定

社外の人と表をやり取りするときは、渡しすぎを防ぐ設定を組み合わせます。

<Figure title="社外と共有するときに使いたい設定" source="Google ドライブ ヘルプ「Google ドライブのファイルを共有する」">

| 設定 | できること | 場所 |
|---|---|---|
| 有効期限 | 決めた日にアクセスを自動で外す (1 年以内) | 相手の名前の横の下矢印 > [有効期限を追加] |
| ダウンロード等の禁止 | 閲覧者などがダウンロード・コピー・印刷できないようにする | 共有の画面の設定 > [ダウンロード、コピー、印刷、アクセスが可能なユーザー] |
| 共有の拡大の禁止 | 編集者が勝手にほかの人と共有できないようにする | 共有の画面の設定 > [編集者がアクセス許可を変更して共有できるようにする] |

</Figure>

<Note tone="info">

ダウンロード・印刷・コピーを禁止すると、そのファイルを IMPORTRANGE 関数で新しく読み込むこともできなくなります ([IMPORTRANGE の公式ヘルプ](https://support.google.com/docs/answer/3093340?hl=ja))。社内の集計ファイルから読み込んでいる表では、設定する前に影響を確かめてください。

</Note>

## 共有をやめる・オーナーを引き継ぐ

- **特定の人の共有をやめる**: [共有] を開き、相手の名前の横の下矢印から [アクセス権を削除] を選んで [保存] を押します。
- **リンク共有をやめる**: [一般的なアクセス] を「制限付き」に戻します。
- **オーナーを引き継ぐ**: 異動や退職の前に、引き継ぐ相手の名前の横の下矢印から [オーナー権限を譲渡] を選びます。

公式ヘルプでは、1 つのファイルを共有できるメールアドレスは最大 600 件とされています。部署全体や取引先の担当者全員と共有するなら、1 人ずつではなく Google グループで共有すると、人の出入りがあってもグループの側を直すだけで済みます。

## 自分で作るのが難しいときは

共有の設定は、ファイルが数個のうちは画面で管理できます。ただ、取引先ごとに表を分けて配っている、案件が終わったら共有を外したい、といった運用になると、ファイルの数だけ手作業が増え、外し忘れも起きます。

こうした作業は、GAS でファイルの作成から共有、期限の管理までをまとめて自動にできます。今の運用に不安がある、手作業を減らしたいという場合は、シートナビの[相談フォーム](/contact/)からお気軽にご相談ください。

## よくある質問

### Q. 相手が Gmail のアドレスを持っていなくても共有できますか？

相手のメールアドレスを指定して招待できます。公式ヘルプのとおり、ログインなしで開けるのは「リンクを知っている全員」にしたときなので、それ以外の設定で相手が開けない場合は、相手のアドレスで Google アカウントを作ってもらうのが確実です。「リンクを知っている全員」は誰でも開ける状態になる点に注意してください。

### Q. 誰に共有しているかを一覧で確かめられますか？

[共有] を押すと、共有している人と権限の一覧が表示されます。Google ドライブの画面からは、ファイルを右クリックして [ファイル情報] > [詳細] を開き、[アクセスを管理] から確かめられます。

### Q. 同時に何人まで編集できますか？

公式ヘルプによると、同時に編集できるのは最大 100 のタブまたは端末までです。それを超えると、変更できるのはオーナーと一部の編集者に限られます。