# Excelのピボットテーブルの作り方｜集計・更新・割合の表示まで

Excel のピボットテーブルで、売上の一覧を担当者別・商品別に集計する手順を解説します。元データの整え方、行・列・値・フィルターの4つのエリアの使い分け、合計を件数や平均に変える方法、データを足したあとの更新、総計に対する比率の表示まで Microsoft の公式サポートで確かめました。

<Points>

- ピボットテーブルは、売上などの一覧を「担当者別」「商品別」のように、式を書かずにドラッグだけで集計する Excel の機能
- 作り方は、表の中のセルを選んで [挿入] > [ピボットテーブル] を押し、置き場所を選ぶだけ
- 元データに行を足しても自動では変わらない。右クリックの [更新] を押して反映させる

</Points>

## ピボットテーブルでできること

毎月の売上の一覧から「担当者ごとの合計」「商品ごとの月別の金額」を出したいとき、SUMIFS などの式を 1 つずつ書くと、集計の切り口を変えるたびに作り直しになります。ピボットテーブルを使うと、項目をドラッグして並べ替えるだけで、同じ一覧からいろいろな集計表を作れます。

[Microsoft の公式サポート](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ピボットテーブルを作成してワークシート-データを分析する-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576)でも、ワークシートのデータを分析・集計する機能として紹介されています。

<Compare>
<Column title="式で集計する場合">

- 担当者や商品の名前を自分で並べる
- 切り口ごとに SUMIFS を書き直す
- 名前が増えると集計漏れが出る

</Column>
<Column title="ピボットテーブルの場合" tone="accent">

- 名前の一覧は自動で作られる
- ドラッグで切り口を入れ替えられる
- 合計・件数・平均を選び直せる

</Column>
</Compare>

## 元データを整える

ピボットテーブルは元の表の形が崩れていると、うまく集計できません。公式サポートでは、元データについて次の点が挙げられています。

<Figure title="ピボットテーブルの元データの条件" source="Microsoft サポート「ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する」">

| 条件 | 避けたい形 |
|---|---|
| 1 行目に列見出しが 1 行だけある | 見出しが 2 行になっている |
| 途中に空の行や列がない | 月ごとに空行で区切っている |
| 結合したセルがない | 担当者名を縦に結合している |
| 1 つの列に同じ種類のデータが入っている | 日付の列に「未定」などの文字が混ざっている |

</Figure>

この記事では、次のような売上の一覧を例にします。

<Figure title="元データの例 (売上シート)">

| | A | B | C | D | E |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 日付 | 担当者 | 商品 | 数量 | 金額 |
| 2 | 2026/10/01 | 佐藤 | コピー用紙 | 10 | 28,000 |
| 3 | 2026/10/01 | 鈴木 | トナー | 2 | 36,000 |
| 4 | 2026/10/02 | 佐藤 | トナー | 1 | 18,000 |
| 5 | 2026/10/03 | 高橋 | コピー用紙 | 5 | 14,000 |

</Figure>

元データは、先に Excel の「テーブル」にしておくのがおすすめです。公式サポートによると、テーブルを元にしたピボットテーブルは、テーブルに足した行が更新時に自動で集計の対象に入り、新しく足した列もフィールドの一覧に出てきます。テーブルの作り方は [Excelのテーブル機能の使い方](/excel-table/) で説明しています。

## ピボットテーブルを作る手順

[公式サポート](https://support.microsoft.com/ja-jp/office/ピボットテーブルを作成してワークシート-データを分析する-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576)の Windows 版の手順です。

<Steps>
<Step title="表の中のセルを選ぶ">

元データの表の中のどこか 1 つのセルを選びます。

</Step>
<Step title="[挿入] > [ピボットテーブル] を押す">

リボンの [挿入] タブから [ピボットテーブル] を選びます。

</Step>
<Step title="範囲と置き場所を決める">

元データの範囲 (またはテーブル名) が正しいかを確かめ、置き場所に [新規ワークシート] か [既存のワークシート] を選んで [OK] を押します。

</Step>
<Step title="フィールドをエリアに入れる">

画面の右側に出る [ピボットテーブルのフィールド] で、使いたい項目にチェックを入れるか、下のエリアへドラッグします。

</Step>
</Steps>

## 4つのエリアの使い分け

フィールドの一覧の下には、フィルター・列・行・値の 4 つのエリアがあります。[公式サポート](https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-started/use-the-field-list-to-arrange-fields-in-a-pivottable)の説明をまとめると次のとおりです。

<Figure title="ピボットテーブルの4つのエリア" source="Microsoft サポート「フィールド リストを使ってピボットテーブル内でフィールドを配置する」">

| エリア | 表のどこに出るか | 例 |
|---|---|---|
| フィルター | 表の上に、絞り込みの欄として出る | 担当者を入れて 1 人分だけ見る |
| 列 | 表の一番上に、列の見出しとして並ぶ | 商品を入れて横に並べる |
| 行 | 表の左側に、行の見出しとして並ぶ | 担当者を入れて縦に並べる |
| 値 | 表の中に、集計した数字として出る | 金額を入れて合計を出す |

</Figure>

チェックを入れるだけの場合、公式サポートのとおり、ふつうは数字以外の項目が「行」に、数字の項目が「値」に入ります。

### 担当者別・商品別の売上表にする

例の売上データなら、次のように入れると「担当者 × 商品」の金額の表ができます。

- 行: 担当者
- 列: 商品
- 値: 金額

担当者と商品を入れ替えたいときは、行と列のエリアの間でフィールドをドラッグするだけで表が組み替わります。

## 合計を件数や平均に変える

値のエリアに数字の項目を入れると、既定では合計 (SUM) で集計されます。公式サポートによると、データが文字として扱われていると件数 (COUNT) になります。合計のはずが件数になっているときは、元データの数字が文字として入っていないかを確かめてください。

集計方法を変えるには、Windows では値のエリアにあるフィールド名の右の矢印から [値フィールドの設定] を開き、[集計方法] で合計・個数・平均などを選びます。

### 総計に対する比率で表示する

金額そのものではなく「全体の何 % か」を見たいときは、同じ [値フィールドの設定] の [値の表示の種類] タブで、総計に対する比率を選びます。担当者ごとの売上の構成比を出したいときに使えます。

## データを足したら更新する

<Note tone="caution">

元データに行を足したり値を直したりしても、ピボットテーブルは自動では変わりません。公式サポートのとおり、ピボットテーブルの中で右クリックして [更新] を押します。同じブックに複数のピボットテーブルがあるときは、[ピボットテーブル分析] タブの [更新] の横の矢印から [すべて更新] を選ぶとまとめて更新できます。

</Note>

元データをテーブルにしていない場合、範囲の外に足した行は更新しても集計に入りません。行が増えていく表は、最初にテーブルにしてからピボットテーブルを作っておくと、更新するだけで済みます。

## 自分で作るのが難しいときは

ピボットテーブルは、元データが 1 つの表にまとまっていれば強力です。ただ、支店ごとに別々のファイルで売上を管理している、毎月の締めで何枚ものシートを手で貼り合わせている、といった状況では、集計の前のデータ集めに時間がかかります。

複数のファイルからデータを集める部分を VBA で自動にしたり、集計表の更新までボタン 1 つで済む形にしたりできます。どこから手を付けるか迷うときは、シートナビの[相談フォーム](/contact/)からお気軽にご相談ください。

## よくある質問

### Q. ピボットテーブルの数字を直接書き換えられますか？

ピボットテーブルは元データを集計した結果なので、数字を直すときは元データの側を直してから更新します。集計結果を別の資料に使いたいときは、値として貼り付けた表を別に作ります。

### Q. 担当者ごとの件数を数えるにはどうしますか？

担当者を行に入れたうえで、値に担当者 (または件数を数えたい項目) を入れます。公式サポートのとおり、文字のデータは件数 (COUNT) で集計されるので、そのまま担当者ごとの件数になります。

### Q. 元データを直したのに数字が変わりません

ピボットテーブルは元データを直しても自動では変わりません。ピボットテーブルの中で右クリックして [更新] を押してください。行を足したのに集計に入らないときは、元データの範囲の外に足していないかも確かめます。